ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్

We are hiring a detail-focused Executive Assistant to CEO for Ace Hr Solution in Mumbai at Marol. This role involves managing essential data processes, ensuring accuracy, and providing administrative support. Get ₹40000 - ₹40000 salary along with career growth opportunities in a collaborative environment.

📋 Key Responsibilities

🗓️ Calendar & Meeting Management

• Manage the CEO’s calendar with precision—prioritize, reschedule, protect focus time.

• Coordinate internal/external meetings, events, and travel plans.

• Ensure CEO is well-planned for the meetings with agenda, briefs, and background notes.

📨 Communication & Coordination

• Draft. Review. and manage communication on behalf of the CEO (emails, briefs, messages).

• Act as a gatekeeper -- filter incoming requests, prioritise urgency, and manage follow ups.

• Follow up with teams, partners, and external stakeholders on action items.

📊 Planning and Project Coordination

• Track ongoing projects, including Strategic projects, and ensure timely progress updates to the CEO.

• Planning with departments heads on strategic goal accomplishment and task prioritisation

• Collaborate with teams to check project progress and gather data and reports needed for decision-making.

• Ensure the dashboards, trackers, and reports are updated in timely manner for keeping CEO aligned to current situations.

📝 Meeting Support

• Attend meetings, capture structured minutes, and ensure follow-through on minutes finalised.

• Prepare background notes, agendas, and decks before meetings.

🔍 Research & Documentation

• Conduct quick research on prospective partners, donors, policies, or key trends.

• Support with writing, editing, or designing documents, presentations, or reports.

✈️ Travel & Event Logistics

• Plan and manage travel itineraries, bookings, and logistics.

• Coordinate with CEO participation in forums, events, and / or panels

• Coordinate for speaker notes or panel briefs if CEO is attending public events.

🛠️ Skills You’ll Need to Thrive

📈 Organizational & Coordination Skills

• Strong Planning and organisational skills

• Ability to coordinate across departments with clarity and get work done

• Excellent time management and ability to juggle multiple priorities.

• Strong problem-solving skills with an

• Strong follow-up habits and attention to detail.

• Ability to understand department specific challenges with empathy 

🧑‍💻 Technical & Administrative Skills

• Strong command of Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar, Drive)

• Proficiency in writing emails, briefs, reports, and minutes.

• Familiarity with project management tools (Notion, Asana, Trello, etc.) is a plus.

• Comfort with formatting documents, coordinating travel, and online meeting tools.

💛 The Attitude We’re Looking For

• Proactive & Resourceful – Don’t wait to be told, think one step ahead.

• Empathetic Communicator – Clear, kind, and constructive communication.

• Growth Mindset – You’re curious, open to feedback, and always learning.

• Calm Under Pressure – The founder’s day can be hectic. You stay grounded.

• Trustworthy & Discreet – You’ll handle confidential information daily.

• It is a Full Time బ్యాక్ ఆఫీస్ / డేటా ఎంట్రీ job for candidates with 5 - 6+ years Experience.

ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ job గురించి మరింత

1. ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ jobకు apply చేయడానికి అర్హతా ప్రమాాణాలు ఏమిటి?
   Ans: అభ్యర్థికి గ్రాడ్యుయేట్, అంత కంటే ఎక్కువ మరియు అంతకంటే ఎక్కువ 5 - 6+ years Experience అనుభవంతో ఉండాలి
2. ఈ Job రోల్ కోసం నేను ఎంత జీతం ఆశించగలను?
   Ans: మీ ఇంటర్వ్యూపై ఆధారపడి శాలరీ ₹40000 - ₹40000 నెలకుని మీరు ఆశించవచ్చు. ఇది ముంబైలో Full Time Job.
3. ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ job కొరకు ఎన్ని పనిదినాలు ఉన్నాయి?
   Ans: ఈ ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ jobకు 6 working days ఉంటాయి.
4. ఈ ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ jobకు apply చేసేటప్పుడు లేదా చేరేటప్పుడు ఏవైనా ఛార్జీలు ఉన్నాయా?
   Ans: లేదు, ఈ ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ jobకు కంపెనీలో ఉదాహరణకు, ACE HR SOLUTIONలో పనిచేసేటప్పుడు ఎలాంటి ఫీజులు వర్తించవు.
5. ఇది ఇంటి నుండి పని చేసే పనినా?
   Ans: లేదు, ఇది ఇంటి వద్ద నుంచి Job కాదు మరియు ఆన్‌లైన్‌లో చేయలేం.
6. ఈ ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ రోల్ కు ఎన్ని ఓపెనింగ్‌లు ఉన్నాయి?
   Ans: ACE HR SOLUTION వద్ద 3 ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ ఇమ్మీడియెట్ ఓపెనింగ్ ఉంది
7. ఈ Jobకు ఎవరు apply చేసుకోవచ్చు?
   Ans: ఈ బ్యాక్ ఆఫీస్ / డేటా ఎంట్రీ job కొరకు కేవలం మహిళా అభ్యర్థులు మాత్రమే apply చేయవచ్చు.
8. ఈ ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ Job టైమింగ్స్ ఏమిటి?
   Ans: ఈ ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ jobకు 09:00 AM - 06:00 PM టైమింగ్ ఉంటుంది.