Peon Office Boy

ઓફિસ બોય / ઓફિસ આસિસ્ટન્ટ – જવાબદારીઓ અને લાયકાત

મુખ્ય જવાબદારીઓ

1. ઓફિસ જાળવણી

• ઓફિસ પરિસર, વર્કસ્પેસ, કોન્ફરન્સ રૂમ અને પેન્ટ્રીને સ્વચ્છ, વ્યવસ્થિત અને ગોઠવાયેલ રાખવું.

2. પેન્ટ્રી સેવાઓ

• કર્મચારીઓ અને ઓફિસમાં આવતા મહેમાનો માટે ચા, કોફી, પાણી વગેરે તૈયાર કરી પીરસવું. વરિષ્ઠ વ્યવસ્થાપન માટે ભોજન પીરસવું.

• બપોરના ભોજન પછી વાસણ સાફ કરવાફોટોકોપી, સ્કેનિંગ, શ્રેડિંગ તથા ભૌતિક ફાઇલોને ગોઠવવા જેવી ક્લેરિકલ કામગીરીમાં સહાય કરવી.

4. દસ્તાવેજો અને ડિલિવરી કાર્ય

• આવતી કુરિયર, પાર્સલ અને આંતરિક મેઈલ એકત્રિત કરી યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચાડવી.

• દસ્તાવેજો અન્ય વિભાગો અથવા બાહ્ય વેન્ડર્સ સુધી પહોંચાડવા.

5. સ્ટોક અને ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ

• ઓફિસ સ્ટેશનરી, પેન્ટ્રી સામગ્રી અને સફાઈ માટેની વસ્તુઓનો સ્ટોક ચકાસવો.

• સ્ટોક ઓછો થાય ત્યારે મેનેજમેન્ટને જાણ કરી પુનઃઓર્ડર માટે સૂચના આપવી.

6. સાધનોની દેખરેખ

• મિટિંગ રૂમ સેટઅપ કરવામાં કર્મચારીઓને સહાય કરવી.

• કોફી મશીન, પ્રિન્ટર અને અન્ય ઓફિસ ઉપકરણો યોગ્ય રીતે કાર્યરત રહે તેની ખાતરી કરવી.

પસંદગીની લાયકાતો અને કુશળતાઓ

• કંપનીના વાહનોની ધોલાઈ અને સમારકામ

શૈક્ષણિક લાયકાત

• ઓછામાં ઓછું ધોરણ 10 અથવા 12 પાસ.

અનુભવ

• સમાન ઓફિસ સહાયક પદનો અગાઉનો અનુભવ લાભદાયક રહેશે, પરંતુ ફરજિયાત નથી.

• ફ્રેશર્સ પણ અરજી કરી શકે છે.

સોફ્ટ સ્કિલ્સ

• સમયપાલન, વિશ્વસનીયતા અને પ્રામાણિકતા.

• એકસાથે અનેક કામ સંભાળવાની મૂળભૂત ક્ષમતા.

સંચાર કુશળતા

• કર્મચારીઓ અને મુલાકાતીઓ સાથે સૌજન્યપૂર્ણ વાતચીત કરી શકે તેવી મૂળભૂત મૌખિક સંચાર ક્ષમતા.

સામાન્ય કાર્ય પરિસ્થિતિ

• આ સામાન્ય રીતે સંપૂર્ણ સમય (Full-Time) અને ઓફિસમાં હાજર રહીને કરવાની નોકરી છે.

• કામ દરમિયાન લાંબા સમય સુધી ઊભા રહેવું, ચાલવું અને હળવું વજન ઉપાડવું પડી શકે છે, તેથી શારીરિક ક્ષમતા જરૂરી છેI

Key Responsibilities

• Office Maintenance: Keep office premises, including workspaces, conference rooms, and the pantry, clean, tidy, and organized.

• Pantry Services: Prepare and serve beverages (tea, coffee, water) to employees and office visitors. Food Serving for Senior Management.

• Cleaning utensils

• Administrative Support: Assist with clerical duties such as photocopying, scanning, shredding, and organizing physical files.

• Errands & Deliveries: Collect and distribute incoming couriers, parcels, and internal mail. Deliver documents to other departments or external vendors.

• Inventory Management: Monitor the stock of office stationery, pantry items, and cleaning supplies, and notify management when reordering is needed.

• Equipment Care: Assist staff with the setup of meeting rooms and ensure office appliances (coffee machines, printers) are functioning and maintained.

• Company Vehicles washing

Preferred Qualifications & Skills

• Education: Minimum 10th or 12th-grade pass.

• Experience: Previous experience in a similar office assistance role is an advantage but often not mandatory (freshers are frequently hired).

• Soft Skills: Punctual, reliable, trustworthy, and possesses basic multitasking abilities.

• Communication: Basic verbal communication skills to interact courteously with staff and visitors.

Typical Working Conditions

• This is typically an on-site, full-time position.

• Roles often require physical stamina, as the job involves standing, walking, and light lifting.

• It is a Full Time Peon job for candidates with 1 - 3 years of experience.