एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट

Job Title: Executive Assistant

Location: Sharnam Metrolinks, Amraiwadi, Ahmedabad

Working Days: 6 Days working

Department: Executive Office

Reporting To: CEO Karan Mulani

Employment Type: Full-time

Gender: Female Candidate prefer

______________

Job Summary:

We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Executive Assistant to provide comprehensive support to the Executive Office. The ideal candidate will manage the executive’s daily schedule, communication, travel, and meetings while acting as the primary point of contact between the executive and internal/external team members. This role requires a high level of discretion, multitasking ability, and excellent interpersonal skills.

______________

Key Responsibilities:

1. Calendar & Schedule Management

• Maintain and update the executive’s calendar.

• Schedule and manage appointments, meetings, and travel.

• Identify and resolve scheduling conflicts.

• Provide daily and weekly calendar overviews with timely reminders.

2. Communication & Correspondence

• Draft, review, and manage professional emails and official documents.

• Handle internal and external communication on behalf of the executive.

• Maintain organized records of key correspondences.

3. Meeting Support

• Prepare meeting agendas, presentations, and documentation.

• Take and distribute meeting minutes; track follow-ups and deadlines.

• Coordinate with participants and ensure meeting readiness.

• Arrange logistics for physical and virtual meetings.

4. Office Administration

• Oversee administrative operations for the executive office.

• Coordinate with HR, Admin, and other departments for required support.

• Manage documentation, filing, and approval processes.

• Maintain office supplies and essentials inventory.

5. Confidentiality & Data Security

• Handle all sensitive data and information with discretion.

• Ensure compliance with company confidentiality and data protection policies.

• Safeguard physical and digital confidential files.

6. Event & Engagement Support

• Coordinate events, exhibitions, off-sites, and executive-level meetings.

• Manage logistics, vendors, communication, and guest handling.

• Assist in creating speeches or briefing notes if needed.

7. Daily Executive Support

• Keep the executive aligned with day-to-day priorities.

• Ensure workspace and tools are well-organized.

• Provide timely reminders and support for daily tasks and meetings.

• Handle ad-hoc responsibilities as they arise.

8. Interdepartmental Coordination & Follow-ups

• Track tasks assigned to various departments and ensure timely updates.

• Follow up with department heads and escalate delays when necessary.

• Maintain a report/tracker of department-wise updates.

9. Travel & Itinerary Management

• Plan and coordinate travel logistics including bookings, visas, and transportation.

• Create and manage detailed itineraries.

• Ensure smooth travel experiences, including real-time updates and emergency handling.

10. Relationship Management

• Maintain a positive rapport with clients, vendors, and partners.

• Greet and manage high-profile visitors.

• Represent the executive in meetings or events when required.

______________

Qualifications & Requirements:

• Bachelor’s degree in Business Administration or related field.

• 3+ years of experience as an Executive Assistant or in a similar role.

• Excellent written and verbal communication skills.

• Strong proficiency in MS Office, calendar tools, and digital communication platforms.

• Exceptional organizational, time management, and multitasking skills.

• High level of professionalism, confidentiality, and discretion.

• Ability to work independently and under pressure.

______________

Preferred Attributes:

• Proactive and solution-oriented mindset.

• Ability to anticipate needs and stay two steps ahead.

• Strong interpersonal skills and a calm demeanor under pressure.

• Willingness to adapt in a fast-paced and dynamic environment.

• इस फुल टाइम रिक्रूटर / एचआर / एडमिन Job में 6 - 24 महीने का अनुभव वाले उम्मीदवारों की जरुरत है।

इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के बारे में अधिक जानकारी

1. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए आवेदन करने के लिए पात्रता मानदंड क्या है?
   Ans: उम्मीदवार ग्रेजुएट होना चाहिए और उसके पास 6 - 24 महीने का अनुभव होना चाहिए।
2. मैं इस जाब की रोल के लिए कितने वेतन की उम्मीद कर सकता हूं?
   Ans: आप ₹20000 - ₹35000 प्रति महीने के वेतन की उम्मीद कर सकते हैं जो आपके इंटरव्यू पर निर्भर करता है। यह अहमदाबाद में एक फुल टाइम जाब है।
3. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए कितने कार्य दिवस हैं?
   Ans: इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए कार्य दिवस 6 दिन का होगा।
4. क्या इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए आवेदन करते समय या इस जाब को ज्वाइन करने के बाद कोई शुल्क भी लागू होता है?
   Ans: नहीं, इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए आवेदन करते समय या इस जाब को ज्वाइन करने के बाद कोई भी शुल्क नहीं लगता है !
5. क्या यह एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब घर से किया जा सकता है?
   Ans: नहीं, यह जाब घर से ऑनलाइन नहीं किया जा सकता है।
6. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए कितनी रिक्तियां हैं?
   Ans: STREE LIFESTYLE में तत्काल एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट के लिए 5 रिक्तियां हैं!
7. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए कौन आवेदन कर सकता है?
   Ans: केवल महिला उम्मीदवार इस रिक्रूटर / एचआर / एडमिन जाब के लिए आवेदन कर सकते हैं।
8. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए टाइमिंग क्या है?
   Ans: इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब में टाइमिंग 10:00 दोपहर - 07:00 शाम है।