ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव

Company Name: Time and Motion

Position Title: Operations Executive
Reporting To: Operations Supervisor
Location: Saket, New Delhi

I. Position Summary

The Operations Executive is responsible for the execution of global limousine operations on a daily basis, ensuring all processes are completed efficiently and according to client expectations. The role includes managing quotations, reservations, dispatching, live tracking of services, and coordination with both accounts payables and receivables.

II. Key Responsibilities

A. Quotations

• Assist walk-in and corporate clients with inquiries and rate quotations.

• Source and coordinate with vendors/suppliers to obtain the best rates with applicable margins.

• Ensure all customer quote requests are addressed promptly.

• Follow up on sent quotes to secure bookings and negotiate where necessary to match competitor prices.

B. Reservations

• Convert approved quotes into system bookings with accurate details.

• Input direct bookings from clients with rate cards into the system, ensuring accurate pricing.

• Collect payments from walk-in clients via payment links or credit cards, and confirm payments before service confirmation.

• Coordinate with suppliers for service bookings and secure confirmations prior to client notification.

C. Dispatch

• Obtain and communicate chauffeur details to clients one day before the service.

• Update system and suppliers on any booking modifications.

• Ensure only confirmed bookings are left in the system for dispatch and service tracking.

D. Tracking

• Perform live tracking of same-day services (chauffeur en route, on-site, passenger on board, service completed).

• Communicate any service deviations to suppliers and clients and request incident reports where necessary.

• Update system and inform clients of any additional charges incurred during service.

• Ensure all daily services are tracked and completed.

E. Operations – Accounts Payables

• Assist Payables team with reconciliation of suppliers’ Statements of Account (SOA) with reservation system.

• Maintain and update credit card monitoring sheet for supplier payments.

• Maintain Ebury tracking sheet for wire transfer payments and verify invoice accuracy before submission.

F. Operations – Accounts Receivables

• Finalize service charges post-completion for client invoicing.

• Resolve cost discrepancies with suppliers prior to invoicing.

• Collect required client documentation (LPOs, XOs, GOPs, vouchers) to avoid payment issues.

• Assist with dispute resolution and charge rectification in coordination with the Accounts Receivables team.

G. Affiliate Relations

• Search and evaluate potential global suppliers for compliance with operational standards and terms.

III. Additional Responsibilities

• Client Rate Cards: Initially managed by Operations Supervisor, later to be transitioned to Sales team.

• Service Irregularities: Major deviations to be escalated and resolved by Operations Supervisor.

• Staff-Related Matters: Managed by Operations Supervisor.

IV. Knowledge, Skills & Competencies

Educational Qualifications:

• Bachelor’s Degree (minimum requirement)

Experience:

• Minimum of 2 years of experience in a similar or related industry.

Technical & Job-Specific Skills:

• Proficient in Microsoft Office applications

• Strong attention to detail

• Effective customer service and communication skills

• Quick learner and adaptable

• Strong organizational and multi-tasking abilities

Key Competencies:

• Teamwork

• Responsibility

• Decision-Making

• Communication

• Trustworthiness & Ethics

• Commercial Awareness

• Results Orientation

• Problem Solving

• Organizational Skills

• इस फुल टाइम बैक ऑफिस / डेटा एंट्री Job में 2 - 4 वर्षो का अनुभव वाले उम्मीदवारों की जरुरत है।

इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के बारे में अधिक जानकारी

1. इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के लिए आवेदन करने के लिए पात्रता मानदंड क्या है?
   Ans: उम्मीदवार ग्रेजुएट होना चाहिए और उसके पास 2 - 4 वर्षो का अनुभव होना चाहिए।
2. मैं इस जाब की रोल के लिए कितने वेतन की उम्मीद कर सकता हूं?
   Ans: आप ₹25000 - ₹40000 प्रति महीने के वेतन की उम्मीद कर सकते हैं जो आपके इंटरव्यू पर निर्भर करता है। यह दिल्ली में एक फुल टाइम जाब है।
3. इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के लिए कितने कार्य दिवस हैं?
   Ans: इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के लिए कार्य दिवस 6 दिन का होगा।
4. क्या इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के लिए आवेदन करते समय या इस जाब को ज्वाइन करने के बाद कोई शुल्क भी लागू होता है?
   Ans: नहीं, इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के लिए आवेदन करते समय या इस जाब को ज्वाइन करने के बाद कोई भी शुल्क नहीं लगता है !
5. क्या यह ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब घर से किया जा सकता है?
   Ans: नहीं, यह जाब घर से ऑनलाइन नहीं किया जा सकता है।
6. इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के लिए कितनी रिक्तियां हैं?
   Ans: Time And Motion Limousines Private Limited में तत्काल ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव के लिए 3 रिक्तियां हैं!
7. इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के लिए कौन आवेदन कर सकता है?
   Ans: केवल पुरुष उम्मीदवार इस बैक ऑफिस / डेटा एंट्री जाब के लिए आवेदन कर सकते हैं।
8. इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब के लिए टाइमिंग क्या है?
   Ans: इस ऑपरेशन एग्जीक्यूटिव जाब में टाइमिंग 09:00 AM - 06:00 PM है।