एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट

Location: Matunga, Mumbai
 Company: Studio5 India
 Reporting To: CEO – Dinesh Gada
 Experience Required: 2–5 years supporting senior leadership

ROLE SUMMARY

This is a high-efficiency coordination and operations support role — not a clerical or basic admin position.

As the Executive Assistant, you will work closely with the CEO to manage workflow, communication, schedules, follow-ups, and documentation. Your responsibility is to bring order, structure, and discipline to daily operations, ensuring the CEO remains focused on strategic and creative priorities.

You must be organized, proactive, reliable, and capable of managing multiple tasks with speed and clarity.

KEY RESPONSIBILITIES

Priority, Time & Calendar Management

●     Manage and optimize the CEO’s daily and weekly schedule.

●     Coordinate meetings, travel, calls, and planning with zero conflicts.

●     Prepare agendas, notes, and briefing documents before every meeting.


Task, Coordination & Follow-Up Management

●     Convert discussions and voice notes into clear task trackers.

●     Maintain disciplined follow-ups with teams and clients.

●     Update trackers for projects, business development, operations, and daily tasks.

3. Communication Management

●     Handle internal & external communication — email, WhatsApp, calls.

●     Communicate professionally with clients, vendors, and teams.

●     Prepare structured meeting minutes and circulate action points.

4. Documentation & System Support

●     Maintain organized digital files, folders, and SOP documents.

●     Support in creating and updating trackers, dashboards, and workflows.

●     Ensure documentation accuracy and ease of access.

5. Reporting & Daily Updates

●     Share daily evening status: completed / pending / follow-ups.

●     Weekly summary report every Saturday (tasks, meetings, priorities).

●     Proactively highlight delays or bottlenecks.

6. Special Coordination Tasks

●     Support research, events, planning, and reviews.

●    Assist in high-priority coordination tasks for projects and operations.

KEY RESULT AREAS (KRAs)

Focus Area     -

Outcome

Time & Coordination-

Smooth, conflict-free CEO schedule

Task Completion-

90%+ tasks closed on time

Documentation-

Trackers & files updated daily

Communication-

Clear and fast information movement

Reporting Discipline-

Daily & weekly updates shared without follow-up

KEY SKILLS & ATTRIBUTES

●     Excellent written & spoken communication

●     Highly organized, detail-oriented, and disciplined

●     Proactive and fast execution

●     High ownership & accountability

●     Discreet, confidential, and professional

●     Strong command of Google Sheets, Docs, Drive & MS Office

●     Calm under pressure and solution-focused

PREFERRED / ADDITIONAL SKILLS (Highly Valuable for EA)

These skills are not mandatory, but add strong advantage:

●     Knowledge of basic documentation formats, letter drafting, and professional email writing

●     Understanding of business operations, design/architecture studio workflow, or project coordination

●     Ability to make PowerPoint presentations (PPT)

●     Familiarity with CRM tools, task management apps (Notion, Asana, Trello)

●     Basic understanding of MIS, dashboards, or reporting formats

●     Experience handling client coordination

●     Ability to manage small events, reviews, and office logistics

●     Fast learner with strong judgement and maturity

REQUIREMENTS

●     Minimum 2 years experience as an EA or coordination role

●     Strong English communication

●     Ability to manage multiple tasks independently

●     Stable and consistent work history

●     Professional behavior and confidentiality

WHAT THIS ROLE IS NOT

●     Not a personal assistant role

●     Not a data-entry or basic admin job

●     Not suited for freshers

GROWTH OPPORTUNITY

●     Direct exposure to leadership functioning

●     Opportunity to grow into Executive Business Partner or Operations Lead

●     Hands-on learning of systems, workflows, and high-level coordination

TO APPLY

Send your CV + a 1-minute voice note answering:
 “Why are you the right fit for the Executive Assistant role at Studio5 India?”

• इस फुल टाइम बैक ऑफिस / डेटा एंट्री Job में 6 - 24 महीने का अनुभव वाले उम्मीदवारों की जरुरत है।

इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के बारे में अधिक जानकारी

1. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए आवेदन करने के लिए पात्रता मानदंड क्या है?
   Ans: उम्मीदवार ऑल एजुकेशन लेवल और उसके पास 6 - 24 महीने का अनुभव होना चाहिए।
2. मैं इस जाब की रोल के लिए कितने वेतन की उम्मीद कर सकता हूं?
   Ans: आप ₹20000 - ₹25000 प्रति महीने के वेतन की उम्मीद कर सकते हैं जो आपके इंटरव्यू पर निर्भर करता है। यह मुंबई में एक फुल टाइम जाब है।
3. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए कितने कार्य दिवस हैं?
   Ans: इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए कार्य दिवस 6 दिन का होगा।
4. क्या इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए आवेदन करते समय या इस जाब को ज्वाइन करने के बाद कोई शुल्क भी लागू होता है?
   Ans: नहीं, इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए आवेदन करते समय या इस जाब को ज्वाइन करने के बाद कोई भी शुल्क नहीं लगता है !
5. क्या यह एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब घर से किया जा सकता है?
   Ans: नहीं, यह जाब घर से ऑनलाइन नहीं किया जा सकता है।
6. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए कितनी रिक्तियां हैं?
   Ans: Des Vu Studio Llp में तत्काल एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट के लिए 2 रिक्तियां हैं!
7. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए कौन आवेदन कर सकता है?
   Ans: पुरुष और महिला दोनों उम्मीदवार इस बैक ऑफिस / डेटा एंट्री जाब के लिए आवेदन कर सकते हैं।
8. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब के लिए टाइमिंग क्या है?
   Ans: इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट जाब में टाइमिंग 09:45 AM - 06:30 PM है।