एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट

We are hiring a detail-focused Executive Assistant to CEO for Ace Hr Solution in Mumbai at Marol. This role involves managing essential data processes, ensuring accuracy, and providing administrative support. Get ₹40000 - ₹40000 salary along with career growth opportunities in a collaborative environment.

📋 Key Responsibilities

🗓️ Calendar & Meeting Management

• Manage the CEO’s calendar with precision—prioritize, reschedule, protect focus time.

• Coordinate internal/external meetings, events, and travel plans.

• Ensure CEO is well-planned for the meetings with agenda, briefs, and background notes.

📨 Communication & Coordination

• Draft. Review. and manage communication on behalf of the CEO (emails, briefs, messages).

• Act as a gatekeeper -- filter incoming requests, prioritise urgency, and manage follow ups.

• Follow up with teams, partners, and external stakeholders on action items.

📊 Planning and Project Coordination

• Track ongoing projects, including Strategic projects, and ensure timely progress updates to the CEO.

• Planning with departments heads on strategic goal accomplishment and task prioritisation

• Collaborate with teams to check project progress and gather data and reports needed for decision-making.

• Ensure the dashboards, trackers, and reports are updated in timely manner for keeping CEO aligned to current situations.

📝 Meeting Support

• Attend meetings, capture structured minutes, and ensure follow-through on minutes finalised.

• Prepare background notes, agendas, and decks before meetings.

🔍 Research & Documentation

• Conduct quick research on prospective partners, donors, policies, or key trends.

• Support with writing, editing, or designing documents, presentations, or reports.

✈️ Travel & Event Logistics

• Plan and manage travel itineraries, bookings, and logistics.

• Coordinate with CEO participation in forums, events, and / or panels

• Coordinate for speaker notes or panel briefs if CEO is attending public events.

🛠️ Skills You’ll Need to Thrive

📈 Organizational & Coordination Skills

• Strong Planning and organisational skills

• Ability to coordinate across departments with clarity and get work done

• Excellent time management and ability to juggle multiple priorities.

• Strong problem-solving skills with an

• Strong follow-up habits and attention to detail.

• Ability to understand department specific challenges with empathy 

🧑‍💻 Technical & Administrative Skills

• Strong command of Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar, Drive)

• Proficiency in writing emails, briefs, reports, and minutes.

• Familiarity with project management tools (Notion, Asana, Trello, etc.) is a plus.

• Comfort with formatting documents, coordinating travel, and online meeting tools.

💛 The Attitude We’re Looking For

• Proactive & Resourceful – Don’t wait to be told, think one step ahead.

• Empathetic Communicator – Clear, kind, and constructive communication.

• Growth Mindset – You’re curious, open to feedback, and always learning.

• Calm Under Pressure – The founder’s day can be hectic. You stay grounded.

• Trustworthy & Discreet – You’ll handle confidential information daily.

• इस फुल टाइम बैक ऑफिस / डेटा एंट्री Job में 5 - 6+ वर्षो का अनुभव वाले उम्मीदवारों की जरुरत है।

इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के बारे में अधिक जानकारी

1. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के लिए आवेदन करने के लिए पात्रता मानदंड क्या है?
   Ans: उम्मीदवार ग्रेजुएट होना चाहिए और उसके पास 5 - 6+ वर्षो का अनुभव होना चाहिए।
2. मैं इस Job की रोल के लिए कितने वेतन की उम्मीद कर सकता हूं?
   Ans: आप ₹40000 - ₹40000 प्रति महीने के वेतन की उम्मीद कर सकते हैं जो आपके इंटरव्यू पर निर्भर करता है। यह मुंबई में एक फुल टाइम Job है।
3. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के लिए कितने कार्य दिवस हैं?
   Ans: इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के लिए कार्य दिवस 6 दिन का होगा।
4. क्या इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के लिए आवेदन करते समय या इस Job को ज्वाइन करने के बाद कोई शुल्क भी लागू होता है?
   Ans: नहीं, इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के लिए आवेदन करते समय या इस Job को ज्वाइन करने के बाद कोई भी शुल्क नहीं लगता है !
5. क्या यह एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job घर से किया जा सकता है?
   Ans: नहीं, यह Job घर से ऑनलाइन नहीं किया जा सकता है।
6. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के लिए कितनी रिक्तियां हैं?
   Ans: ACE HR SOLUTION में तत्काल एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट के लिए 3 रिक्तियां हैं!
7. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के लिए कौन आवेदन कर सकता है?
   Ans: केवल महिला उम्मीदवार इस बैक ऑफिस / डेटा एंट्री Job के लिए आवेदन कर सकते हैं।
8. इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job के लिए टाइमिंग क्या है?
   Ans: इस एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट Job में टाइमिंग 09:00 AM - 06:00 PM है।